lördag 5 november 2016

Ledningsgruppen på Lilon.se: Effektiviseringsstrateg


Effektiviseringsstrateg på Lilon.se, Ulf Liljankoski i egen hög person.

Ledningsgruppen på Lilon.se.

Låt mig presentera vårt senaste tillskott i organisationen:
Effektiviseringsstrateg Ulf Liljankoski i egen hög person.

Oron bland de anställda (inte minst hos VDn) på Lilons kontor ökar, och frågan är om deras tjänster är i fara, eller om de kommande effektiviseringarna enbart kommer att underlätta deras arbete...

Så vad ska vi med en effektiviseringsstrateg på Lilon.se då?
Målet är givetvis att effektivisera vår organisation. Hitta trösklar och flaskhalsar i organisationen som leder till friktioner inom och utanför organisationen, och se över de processer och funktioner som kan tänkas leda till tidsvinster och förbättrad arbetsmiljö.

OK, stora ord kan man tycka. Rent praktiskt då, vad ska effektiviseringsstrategen åstadkomma?

Låt mig ge er ett exempel.

EXEMPEL 1: INVESTERING I DUBBLA BILDSKÄRMAR
Tidigare hade vi enbart en bildskärm på våra kontorsplatser.
Efter att vår effektiviseringsstrateg studerat vad vi lade vår tid på framför datorn visade det sig att varje dag lade vi i genomsnitt 15 minuter på att klicka fram och tillbaka med olika dokument. Vi skrev t ex i ett dokument och läste samtidigt i ett annat.
Med två bildskärmar kan vi ha båda dokument öppna samtidigt, vilket leder till en tidsvinst på 15 minuter per dag.
Detta ska sedan omvandlas till en ekonomisk kalkyl.
Här kommer ett exempel på hur vår effektiviseringsstrateg gör en skälighetsbedömning gällande huruvida det är försvarbart att investera i dubbla bildskärmar eller ej.
Räkneexempel:
1. Låt säga att vår IT Project Manager har en månadslön på 33 000 kr (100% tjänst - 40 h/vecka).

2. Med arbetsgivaravgifter och semesterlön är månadskostnaden 44 525 kr (exkl eventuella försäkringskostnader, löneskatt, övriga investeringar i anställda såsom utbildning mm, etc)

3. Årskostnaden för är sammanlagt ca 534 300 kr.

4. Antalet arbetsdagar per år är 229 (år 2016)

5. Kostnad per arbetsdag (534 300 årslön/229 arbetsdagar) = 2 333 kr

6. Kostnad per timme (2 333 kr dagslön/8 timmars arbetsdag) = 292 kr

7. Kostnad per minut (292 kr timlön/60 minuter) = 4,86 kr

8. Kostnad som läggs på att "klickarunt" per dag (4,86 kr minutlön * 15 minuter) = 72,90 kr

9. Kostnad som läggs på att "klicka runt" per arbetsår (72,90 kr dagskostnad * 229 arbetsdagar) = 16 694 kr

10. Kostnad för dubbla bildskärmar (2 skärmar à 1 500 kr exkl moms) = 3 000 kr

11. Kostnad för dubbla bildskärmar per år (skärmarna beräknas i detta exempel ha en livslängd på 3 år). 3 000 kr/3 år = 1 000 kr/år

12. Årsvinst vid investering i dubbla bildskärmar. Årskostnad för att "klickarunt" minus årskostnad för dubbla bildskärmar: 16 694 kr - 1 000 = 15 694 kr

Resultat:
Resultatet blir att för en kostnad av 1 000 kr/år gör vi en tidsvinst värd 16 694 kr. Totalt sett är tidsvinsten värd 15 694 kr.
Detta är givetvis enbart tidsvinsten. Till detta kommer sedan arbetsmiljövinsten för den anställde som slipper irritera sig på att man inte hittar rätt dokument, och skapar ett mer behagligt flöde i arbetsprocessen.

Vinst: Tidsvinst, förbättrad arbetsmiljö, effektivare verksamhet där fokus kan läggas på kärnverksamhet och vinstökning.
Mindre tid läggs på onödig administration och de anställda kan lägga mer tid på de uppgifter de faktiskt brinner för.

Nästa steg för vår effektiviseringsstrateg är att titta på hur mycket tid våra anställda lägger på att skriva minnesanteckningar på papper som sedan skrivs in i datorn.
Min gissning är att samtliga anställda snart har varsin iPad som kommer att underlätta och effektivisera det administrativa arbetet.

* Givetvis måste man även räkna bort kostnaden för effektiviseringsstrategen från vinsten. I många fall kan det löna sig att ta in en effektiviseringsstrateg på konsultbasis eller som en projektanställning under en kortare tid, eller helt enkelt sikta på att bli din egen effektiviseringsstrateg.

Möt våra övriga anställda:

Album med samtliga anställda:
https://www.facebook.com/media/set/?set=a.10154019768818341.1073741840.522533340&type=1&l=c55f74a467

VD/Verksamhetsansvarig, Ulf Liljankoski:
https://www.facebook.com/photo.php?fbid=10153139161758341&l=168f389945

Quality Assurance Manager, Ulf Liljankoski:
https://www.facebook.com/photo.php?fbid=10153129798628341&l=272337aa29

IT Project Manager, Ulf Liljankoski:
https://www.facebook.com/photo.php?fbid=10153122274038341&l=f506d29b28

Customer Service Manager, Ulf Liljankoski:
https://www.facebook.com/photo.php?fbid=10153118941708341&l=d84095d01a

Director of Supply Chain, Ulf Liljankoski;
https://www.facebook.com/photo.php?fbid=10153114836578341&l=9bba58ffa3

Chief Financial Officer (CFO), Ulf Liljankoski:
https://www.facebook.com/photo.php?fbid=10153107093133341&l=726fc7e9ae

Marketing Officer, Ulf Liljankoski:
https://www.facebook.com/photo.php?fbid=10153105578458341&l=a1985b8c40

Inga kommentarer:

Skicka en kommentar